Giải pháp họp trực tuyến bằng Google Gmail rất hữu ích trong tình hình dịch bệnh COVID-19 hiện nay. Đây là giải pháp dễ sử dụng, miễn phí.

Đối với các cuộc họp không yêu cầu bảo mật thì đây là một lựa chọn tốt. Để tiến hành họp, người quản trị cuộc họp và người tham gia họp cần tiến hành theo các bước như sau.

1. Người quản trị cuộc họp (thầy giáo, chủ trì, thư ký cuộc họp,…)

Bước 1: Tạo đường dẫn (link) cuộc họp

+ Việc này được tiến hành trước khi cuộc họp diễn ra để gửi cho các thành viên tham gia họp.

+ Mở mail bằng tài khoản Gmail, màn hình máy tính xuất hiện như Hình 1.

Hình 1: Mở ứng dụng họp trực tuyến Google Meet

+ Góc trên bên phải màn hình Hình 1., click chuột vào dấu mũi tên màu đỏ sẽ xuất hiện danh sách các ứng dụng, click chuột vào vào hình máy quay được khoanh tròn màu đỏ, Hình 2. sẽ xuất hiện.

Hình 2: Copy link họp gửi người tham gia

+ Từ Hình 2, click chuột vào chỗ đánh dấu chữ V màu đỏ để copy link họp gửi những người sẽ tham gia họp. Có thể gửi link qua Zalo, viber,… hoặc gửi mail.

Người tham gia họp chỉ cần click đôi chuột lên đường dẫn để vào trình duyệt web thì có thể tham gia họp.

Bước 2: Mở phiên họp và duyệt các thành viên tham gia họp

+ Trước khi cuộc họp diễn ra từ 15-30 phút, người quản trị cuộc họp nên mở phiên họp trước để mọi người vào thử tương tác, chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc họp.

+ Mở link vào trình duyệt để mở phiên họp. Như hình 3, click vào nút Join now được khoanh đỏ để mở phiên họp chờ mọi người vào.

Hình 3: Mở phiên họp bằng cách click vào nút Join now

• Bước 3: Điều hành cuộc họp

+ Khi có người đề nghị vào họp, Hình 4 xuất hiện, click Admit để mời vào họp hoặc Deny entry để từ chối.

Hình 4: Click vào nút Admit để mời thành viên tham gia họp, Click vào nút Deny entry để từ chối
 

+ Lưu ý: nhắc các thành viên tham gia họp tắt Mic và tắt Video trong trường hợp chưa cần phát biểu, trao đổi để đảm bảo chất lượng cuộc họp. Chú ý: Người quản trị cuộc họp có thể giúp người tham gia họp tắc Mic, tắt Video.

+ Khi muốn trình bày, trên Hình 5. Click vào biểu tượng khoanh tròn, người tham gia họp có thể chọn window để bắt đầu trình bày cho mọi người xem các nội dung trên file Ms Word, Ms Excel, Ms Power Point, file PDF, ...

Hình 5: Click vào nút biểu tượng Present khoanh tròn để trình bày

+ Bên cạnh việc tương tác bằng lời nói và hình ảnh, Google Meet còn hỗ trợ bằng Chat bằng cách Click vào biểu tượng hình tròn ở Hình 6.

Hình 6: Click vào nút biểu tượng khoanh tròn để trao đổi bàng text

• Bước 4: Kết thúc cuộc họp

Người quản trị cuộc họp nên đợi Chủ trì cuộc họp kết luận và tuyên bố kết thúc cuộc họp mới tiến hành dừng phiên họp.

2. Người tham gia họp (người học, thành viên dự họp,…)

+ Theo lịch hẹn, người tham gia họp chỉ cần mở link nhận được trên trình duyệt của thiết bị thì có thể vào dự họp, hình 3 xuất hiện, click vào nút Join now được khoanh đỏ để chờ người mời họp duyệt.

+ Người tham gia họp có thể sử dụng các chức năng trình bày, chat, tắt mở mic của mình và một số chức năng khác.

                              (Bài viết của Chuyên viên Sở Thông tin Truyền thông- Nguyễn Chí Sỹ)

https://sotttt.phuyen.gov.vn/wps/portal/Home/detail/linhvucquanly/cong-nghe-thong-tin/google+meet+manual

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 Tóm tắt các thao tác bằng hình ảnh (file power point) xem tại đây